Service Suite - Planläggning

Detta skulle kunna gälla t.ex. bilverkstäder, frisörer eller tandläkare. I det här exemplet föreställer vi oss att vi är ansvariga för planeringen av möten på en tandläkarklinik med 6 stycken tandläkare. De flesta vet hur en regelmässig efterkontroll fungerar hos sin egen tandläkare. Man kommer till den avtalade tiden och öppnar munnen i 5-10 minuter och går igen. Tandläkaren kommer att utnyttja sin tid så bra som möjligt men det ska också vara lite "luft i kalendern" för att behandla en eventuell akut tandvärk och det är här kan vara behjälplig med en effektiv planläggning. Låt oss beskriva en typisk dag på vår tandläkarklinik.

​

Har man flera medarbetare med relativt korta besök är det smidigast att använda schemafönstret i planläggningsmodulen. Vid det här tillfället har vi ställt in till att visa 10-minutersintervaller i stället för de vanliga 30 minuter. Om vi tittar på en vanlig förmiddag hos din tandläkare skulle det kunna se ut som följande:

​

​

Som det framgår av ovanstående illustration visas schemat nu med 10 minutersintervaller vilket ger möjlighet för en mer nyanserad översikt. Då vi i detta exempel föreställer oss att vi är ansvariga för planläggningen på denna tandläkarklinik är det första vi lägger märke till att tidspunkten "08:10" är. Detta är ett tydligt tecken på problem då den röda markeringen betyder att en medarbetare är tilldelat mer än ett möte under tiden "08:10" till "08:20". Ser man närmare på listan över medarbetare kommer man upptäcka att raden som innehåller "Peter K." fyller mer än en linje. Detta indikerar att "Peter K." har överlappande möten under dagen, vilket givetvis inte är särskilt bra. Vi väljer därfor det överlappande mötet för "Peter K." för att se vad mötena innebär, vilket kan ses i "mötesdetaljer" nederst på bilden. Vid det här tillfället är det tal om en vanlig efterkontroll vilket inte borde ta många minuter. När vi väljer detta möte framkommer det två prickade linjer som markerar mötets start- och slut-tid. Vi kan därfor enkelt se om det eventuellt skulle finnas andra tandläkare lediga under den här tiden, eller om vi blir tvugna att låta kunden vänta till "Peter K." blir färdig med det föregående besöket. Det här tillfället kan vi se att "Martin" är ledig och då vi helst inte vil försena Peter Ks upptagna förmiddag tilldelar vi Martin detta möte.

​

​

Så är det styr på det igen, inget överlappande möte och alla är glada. Dessvärre har klockan inte blivit mer än "08:20" innan den första kunden ringer och berättar om en förskräcklig tandvärk som omgående måste behandlas. Vi kan med en gång se att "Kerstin H." inte har något möte mellan "09:20" och "10:00". Vi frågar därför om detta kommer att passa för kunden och det gör det som tur är. Vi skapar då ett möte på "Kerstin H." kl. "09:30".

​

​

Omeddelbart efter detta ringer en ny kund och berättar om en tand som är knäckt. Denna gång kan vi se att "Martin" har tid till att klara uppgiften, vi tilldelar då detta till honom.

​

​

Nu är de flesta av våra tandläkare fullbokade. Vi saknar bara Bernt Hansson som ringde i går och berättare att han hade tappat sin krona och naturligtvis gärrna ville ha den tillbakasatt igen så snabbt som möjligt. Dessvärre fanns det inte någon ledig tid igår så vi skapade mötet som ett "preliminärt möte" i dag och lovade att ringa så snart det fanns en ledig tid i kalendern. Lyckligtvis för Bernt ringde en annan kund sent igår och blev dessvärre tvungen till att avboka sin planerade efterkontroll hos "Rolf M.". Detta betyder att Rolf nu inte har något att göra mellan kl. "09:50" och "11:00". Därför ringer vi med detsamma till Bernt och frågar om tidpunkten passar honom. Det gör det lyckligtvis och vi ger Bernt en tid hos "Rolf M." kl. "10:00"

​

​

Så där skulle en tillfällig förmiddag se ut hos din tandläkare och har din verksamhet ett liknande behov för en effektiv, enkel och smidig planläggning finns det inga tvivel om att precis din verksamhet kommer att kunna få mycket glädje av planläggningsmodulen i .